会議の時間無駄だと思いませんか?

正直な話を聞かせてください、、、

「会議の時間を無駄だと感じませんか?」

会議の時間を
作業の時間に充てれば
早く帰れるのに、、、

こんな会議じゃ
何も決まらないでしょ、、、

誰も何も言う気ないのに、、、

と思いながら会議をしている、
もしくは部下がそう感じているのが
見てわかるという会議は、
正直な話、無駄だと思います。

しかし、
会議を無駄にするか、
有益にするのかは、
あなたの準備にかかっているのです。

なぜなら、
あなたは他の人よりも優秀で、
部下や社員を持ち、
誰よりも部下を引っ張っていく人
だからです。

会社の鍵を握っているあなたが
主導権を握って、
会議を有益にして、
会社の未来を明るくしなければ
いけません。

しかし、一口に、
「会議の準備」
と言っても何をすればいいのでしょうか?

見やすいスライド作り?
詳細な情報の載った資料?
他の人が発言するように働きかける?

いえ、そんなことではありません。

実は、会議を有益なものにするには、
この6ステップに従えばいいのです。

この6ステップに従って、
会議の準備をすると、
無駄な会議は一切なくなり、
あなたの部下はやる気を持って、
会議に参加してくれるでしょう。

 

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会議を有意義なものにするためには、
入念な準備が必要だ。

まず、
その会議の目的を
明確に決める。

しかも、
その目的を達成することは、
あなたの部下にとっても
有益であるという根拠を
示さなければいけない。

一見、この準備は難しく、
大変そうに見える。

しかし、この6ステップに
従えば簡単に有益な会議を
することができるのだ。

 

ステップ1
『そもそも会議を開く必要があるのかを考える』

多くの会社では、
必要のない会議が行なわれている。

なので、まずは
これを考えて欲しい。

メールやチャットなどで、
終わることを会議していないか?

 

ステップ2
『会議で得たい成果を明確にする』

会議を開くと決めたら、
その会議で得たい成果を
数分間自問する。

「私の目的は何なんだろうか?」

「他の出席者は何を目的にして
会議に参加するのだろうか?」

もし、具体的な目的がないのであれば、
単に親交を深めるとか、
自分のイメージアップを目的にしよう。

 

ステップ3
『会議の合理的な目的を明確にする』

話をまとめたいが、
一回の会議でまとまらない事は
多くあると思う。

一回の会議でまとまらないと
判断した場合は、
話がまとまっている一部を合意してもらい、
別の目的を設定する。

 

ステップ4
『目標を利益に置き換える』

その目標を達成すれば、
どのようなメリットがあるのかを
考える。

この問いは重要だ。

どんな目標でも達成する事で、
メリットが得られなければ、
あなたの部下は動かないし、
あなた自身もやる気を失うかもしれない。

 

ステップ5
『会議に参加する人を考える』

会議に参加する人数は
7人以下にする。

それよりも多くなる場合は、
参加者を選別するか、
会議を二回に分ける。

 

ステップ6
『会議にタイムリミットを設ける』

これを必ず守ることで、
あなたの時間の重要性を周囲に理解してもらう。

もし、この時間を超えたら、
部下は利益を損なうという
意識を持つだろう。

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これが、
有益な会議を開く準備をする
6ステップです。

このステップに従うことで、
あなたの会社の会議は改善され、
無駄な会議はなくなるでしょう。

これは、
『社員を動かす社長のカリスマ仕事術』
という本に紹介されている
会議の準備の仕方です。

この本は、

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